Mike's Blog

これまで読んできた本を引用を含めて紹介します。 Introducing books I have read including citation http://www.arsvi.com/w/km18.htm

藤井美保代『残業ゼロの仕事術!ココまでできるオフィスの「事務改善」』を読んで

 

オフィスの「事務改善」―残業ゼロの仕事術!ココまでできる

オフィスの「事務改善」―残業ゼロの仕事術!ココまでできる

 

事務業務を効率的に行いたいビジネスパーソンの必読書です。以下に重要と思われる箇所を引用します。

・デスク周りを戦略基地化するための10カ条

□デスクの上はスピードと効率を考えたレイアウトになっているか?

(電話機の位置・筆記用具・パソコンの置き場所など)

□デスクの上に置くものと置かないものを区別しているか?

□ファイルや本は平積みではなく立てているか?

□引き出しの中は効率的に活用されているか?

□足回りは整理整頓されているか?

□自分が不在時でも何がどこにあるか的確な指示ができるか?

□共有物は独り占めしていないか?

□退社時には、デスクの上はすっきりと片付いているか?

□朝出社時にデスクを目にしたとき、仕事に対する前向きな気持ちが湧いてくるか?

□周りの人の精神状態に悪しき影響を与えていないか?(p.17)

デスク上に置く基本は「立てる」こと。(p.22)

・現在抱えている複数の業務は、進捗状況によって3つに分類できます。

1 これから手をつけるものや処理途中のもの(未処理)

2 自分が担当する処理は終わったけれども、その仕事にかかわってくれている人の処理待ちや上司の指示待ち…のもの(保留中)

3 処理完了のもの(処理済み)

こうして分類することで、業務の進捗状況が「見える化」でき…(p.24)

人との出逢いをその場限りに終わらせずに、貴重な「縁」につなげ、人脈を拡大していくには、普段から名刺を整理しておくことが大切です名刺をオリジナルのデータベースとして活用するには…相手の名刺に交換した日時や場所、人物の特徴などをかんたんにメモ書き。これがのちに威力を発揮してくれます。(p.32)

仕事を楽しく行うのに何よりも大切なのはメリハリです。(p.41)

業務に翻弄されるのではなく、業務を自分の意思でマネジメントする力...効率よくするために大事なのは、「こうすれば、もっとはかどるはず」という意思をもって段取りすることなのです。(p.44-45)

・朝早くに出社すると…周囲からの「割り込み仕事」にわずらわされず、自分で自由に采配できる貴重な時間がつくれるのです。これも、早起きの大きなメリット。(p.53)

・…「締切り効果」が、目標時間の設定にはあるのです…目標時間を設定するためには、今の自分のスキルや経験の度合いから、その業務にどれだけ時間がかかるかを、まず把握しなければなりません…基準の投入時間の把握は、段取りを組むうえで欠かせません。(p.56)

・ルーチンワークを…1枚のシートにして「見える化」すると、業務が集中している時期とそうでない時期がひと目でわかります。(p.60)

・…やるべきことをチャンクダウン(かたまりをほぐす)すること…やるべき項目とそれにかかる時間をはじき出して使える時間を「見える化」するのです…自分の時間予算を常に意識しておくことで、ダラダラ仕事をなくせます。(p.65-66)

延々と取り組む仕事の合間に、リストにあがっている異質の仕事(それまでとちがった仕事)をやることで、気分も変わるし時間も有効活用できるというわけです。(p.68-70)

・日々の仕事のなかで、常に心がけたいのは、ムダの排除。当たり前のようにやっている仕事も「果たして必要なのかどうか」。まずは疑ってみることからスタートですそもそも、どんな業務にも「目的」があります…改善対応の優先順位は「やめる→減らす→かえる」。(p.84-86)

・ムダを改善できる思考法

  1. 廃止の原則……「こんなモノいらないのではないか?」と考える
  2. 削減の原則……「この仕事をもっと手抜きできないか?」と考える
  3. 標準化の原則……「この仕事は誰にでもすぐにできるのか?」と考える
  4. 機械化の原則……「手作業を少なくできないか?」と考える
  5. 容易化の原則……「仕事をムリに複雑にしていないか?」と考える
  6. 計画化の原則……「もっと計画的に(段取りよく)進められないか」と考える
  7. 同期化の原則……「仕事の平準化ができないか?」と考える
  8. 分担検討の原則……「仕事の分担を変えることで効率アップできないか」と考える(p.85)

電話は、ただなんとなくかけるのではなく、「目的ありき」。(p.94)

・デスクトップに置くモノは、毎日のようによく使うファイルや進行中の案件のフォルダーなど、最低限に絞りましょう。(p.126)

気が利く人になるためには、今、目の前で起こっていること=状況を把握するところから始めることです自分中心の発想ではなくて、相手中心の発想を心がけることが大切。相手の気持ちや何を望んでいるのかに思いをはせることで、質の高い仕事が実現できます…受け身ではなく、主体的に仕事に取り組むこと。(p.134-136)

常に周囲に目や耳のアンテナを立てること。(p.139)

人を巻き込むためには、周囲の人は何が得意か、どんなことが好きなのかを知らないと始まりません。(p.142)

・4つの「キク」力

『聴く』=耳だけではなく、相手に心をよせ、関心をもって話を聴く。

『訊く』=丸投げ質問ではなく、発展性のある質問をする。

『効く』=相手の理解の度合い(効き目)を確認するなどして一方的なコミュニケーションにならない。

『利く』=ボーットしていては感じ取れないものや見えないものを、アンテナを高くしてくみ取ろう、感じ取ろうとする力を高める。(p.157)

あいさつは、そこで働く人のやる気にも影響を及ぼします。(p.158)

・…本当に大事なことは、小さなムダ減らしを毎日コツコツと続けることなのです。(p.194)